El Oficinista Es el agente que colabora directa e indirectamente con todas las actividades de la empresa.
¿Cual es la labor del oficinista?
Son las personas que tienen la responsabilidad de realizar todas las labores de asistencia y de apoyo al personal gerencial o ejecutivo responsable de las actividades administrativas de una empresa. Constituye un recurso humano invalorable.
Tabla XXVI. Funciones y atribuciones oficinista o secretaria.
Atención a clientes en sala de ventas u oficina
.Recepción de mensajes, distribución y seguimiento de llamadas telefónicas que ingresen a la oficina.
Control de agenda de servicios diarios.
Control del buen uso de suministros y papelería.
Recepción, entrega y archivo de correspondencia.
Elaboración de informes, reportes y estadísticas respecto a la actividad deservicios diarios.
Ingreso de información a base de datos de control de movimiento diario deservicios, como: cotizaciones, presupuestos e instalaciones realizadas.
Seguimiento de puntos de agenda establecidos con anterioridad en reuniones de planeación como programas de trabajo.
Archivo de documentos de todo tipo según clasificación.
Reproducción o fotocopia de material de apoyo como manuales, hojas de cálculo, programas de trabajo y otros documentos que puedan formar parte de un banco de información (biblioteca) por el cual la empresa se apoye para desarrollar un medio de capacitación constante para su recurso humano.
Realizar cotizaciones para clientes y continuidad a los mismos hasta concretar la venta.
Reporte diario de clientes atendidos o cotizados para el análisis de estrategias de ventas de parte del propietario o administrador de la empresa.
Faxear documentos varios a diferentes destinos según requerimientos.
Apoyo al personal concertando citas con clientes
.Mediar entre la coordinación de actividad de instalación y ventas a clientes por medio de llamadas telefónicas de confirmación de obras, horarios, reuniones, entrevistas, etc.
Elaboración y actualización diaria de programas de instalación semanal como planes de atención a servicios y reclamos.
Limpieza general de las instalaciones de sala de ventas.
Colocación de material publicitario en el local como: mantas, carteles, burritos, etc.
Mantener el archivo de documentos en estricto control y orden.
Control de uso de la línea telefónica.
Control de la utilización de talonarios de cotizaciones, recibos, facturas y presupuestos.
Realizar depósitos bancarios de anticipos y saldos de compra.
El rol de una oficinista dentro de la empresa es una empleada al servicio público que llega a la oficina, su sueldo se deriva del dinero que aporta el publico consumidor cuando llega en búsqueda de artículos o servicio para satisfacer sus necesidades y gusto. Imagen Personal y Profesional El personal de oficina debe tener una apariencia profesional adecuada. Una presentación personal excelente se refleja en: El vestuario El estado de salud, El maquillaje Los accesorios y Los modales Imagen Personal y Profesional Es importante escoger la vestimenta adecuada para el ambiente de trabajo, y ser pulcro en el aseo personal. Demostrar profesionalismo es hacer las tareas asignadas con calidad, llegar a tiempo al trabajo y hacer buen uso de los materiales y del tiempo. Imagen Personal y Profesional La apariencia física y el comportamiento social correcto contribuyen a crear una imagen profesional positiva. El oficinista deberá proyectar una imagen profesional positiva y gran calidad humana. Vestimenta El atuendo que se seleccione para asistir a la oficina deberá proyectar profesionalismo y buen gusto. Cada persona debe considerar sus gustos, su figura, el clima, la comodidad y la seguridad que le ofrezcan los distintos atuendos. Los accesorios deben ser apropiados para el ambiente de trabajo. El calzado debe proveer seguridad y armonizar con la vestimenta utilizada. Vestimenta Mantendrá una postura adecuada, caminar con elegancia, seguridad y con la cabeza erguida. El uniforme ayuda a proyectar una imagen de la empresa y hace lucir al empleado más profesional. Recuerda esté limpio, planchado y en buenas condiciones. Cuidar y mejorar la imagen profesional es una tarea relativamente fácil y beneficiosa para todas las personas en especial para los profesionales de oficina, en cuyas manos se encuentra la imagen de una empresa. Comportamiento en la Oficina El comportamiento en la oficina debe ser un comportamiento habitual, sin fingimiento. Al compartir con el equipo de trabajo debemos: Saludar a los compañeros de trabajo al entrar y salir de la empresa, Conocer los nombres de cada compañero, visitantes y superiores y evitar las palabras cariñosas. Comportamiento en la Oficina Los gestos, las miradas y expresiones de mal gusto deben evitarse en el ambiente de oficina. Además, evitar los rumores y los chismes, hablar de los demás, ni perjudicar la labor de los compañeros. Capacidades Humanas y Autoestima Se dice que una autoestima alta ayuda a los seres humanos en sus relaciones interpersonales. Se denomina autoestima el concepto de valoración propia. Es el aprecio valorativo de uno mismo y que lleva a reconocer las posibilidades para lograr lo que nos proponemos. Capacidades Humanas y Autoestima Conlleva la aceptación de las capacidades y las limitaciones personales que se poseen. El ser humano posee las capacidades, la inteligencia, la imaginación y la voluntad virtudes, que lo hacen dueño de sus de c i s iones y capaz de emprender nuevas metas. Las actitudes positivas son la demostración tangible de los valores humanos. Actitudes Positivas Algunas actitudes positivas necesarias en todo profesional de oficina son : l a cordialidad, el sentido de servicio, la veracidad, el entusiasmo y la generosidad. También, la tolerancia y la serenidad actitudes que ayudan a superar problemas y a tomar decisiones acertadas. Ética Profesional Al hablar de ética profesional nos referimos al comportamiento moral del personal de oficina en sus funciones dentro la empresa. La Asociación Internacional de Profesionales Administrativos, conocida como IAAP, es una organización que reúne profesionales del campo secretarial y vela por los derechos de sus miembros . Normas de cortesía Las normas de cortesía deben observarse en el diario compartir. El mostrar un comportamiento adecuado en cada ocasión y en cada lugar permite que las relaciones interpersonales y la comunicación con los compañeros en el trabajo sean efectivas. Normas de cortesía Las siguientes normas de cortesía deben siempre estar presentes : saludar y responder al saludo cuando se recibe, respetar los derechos de los demás, cumplir con los deberes, desempeñar el trabajo con agrado y eficiencia, observar un comportamiento cortés en todo momento. Relaciones con los compañeros Considerar a cada persona como un individuo, es el primer paso en el arte de la relación humana. Las siguientes reglas si se practican contribuirán en la amistad y el respeto a los demás. Es importante ser justo, ecuánime, ser respetuoso, cooperador y generoso. Reglas de Etiqueta Los modelos que empleamos para tratar a otras personas evidencian cuál es la actitud hacia ellos. Todo oficinista debe esmerarse por conocer y practicar las reglas de buenas relaciones humanas; las que permitirá distinguir y tratar a la gente correctamente . Reglas de Etiqueta presentaciones saludar siempre evitar los asuntos personales ser leal dar confianza tener consideración paciencia uso adecuado de nombre y títulos ser cortés aún cuando trabaje bajo presión observar buenos modales a la hora de la merienda o almuerzo ayudar a los nuevos . empleados cuando están bajo presión Algunas reglas de cortesía son: Como mejorar la personalidad El factor más importante para desarrollar la personalidad es una tener una voluntad firme de querer mejorar. Que se puede hacer para ayudarse a sí mismo: ser imparcial, franco, tener confianza y aceptar consejos. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: CONOCIMIENTOS EN: Métodos y procedimientos de oficina. Computación. Técnicas de archivo. Técnicas de oficina. Relaciones Humanas. Computación básica. El manejo de equipos de oficina (fotocopiadora, fax). El manejo de micro-computador.
Una oficinista debe tener buena ortografía, saber las reglas de la gramática elemental castellana, la caligrafía, entre otras, son materias básicas de todo trabajo de oficina y sin ellas no se podrá conseguir, ni desempeñar un trabajo.
Algunas veces el estudiante no se da cuenta de la importancia que tiene para sí una buena caligrafía, así como una buena ortografía, pues son herramientas indispensables que lo llevan a conseguir un buen empleo, para luego a conservarlo y desempeñarlo con eficiencia. Por ejemplo un joven que aspira a ser un contador, tendrá que poner especial cuidado a su escritura, de la misma manera como otra persona que aspire a ser asistente administrativo tendrá que poseer un buen conocimiento de la ortografía y reglas básicas de la gramática castellana.
El lenguaje y la comunicación: el comercio en general requiere para su funcionamiento muchas
comunicaciones escritas. La habilidad para comunicarse con los demás depende de la habilidad que se tenga para leer, escribir, hablar y escuchar. Es muy importante el hábito de la buena lectura en todas las personas, pues la persona que lee por lo general sabe escribir.
La Gramática y la Ortografía: el conocimiento de las reglas elementales de la gramática castellana
es un punto clave que ningún asistente administrativo debe descuidar, al igual que la correcta ortografía de las palabras. Los errores gramaticales o el uso incorrecto de palabras o expresiones pueden ocasionar que otras personas cometan errores y además, afectan la reputación de una empresa y pueden llegar hasta poner en peligro un negocio.
La caligrafía: una letra legible es indispensable para el empleado de oficina, especialmente para el que aspira a llegar a auxiliar de contabilidad y quieras asegurarte un futuro emprendedor. Además, las anotaciones y bosquejos, los números y los formularios que hay que llenar a menudo, son ejemplos de la caligrafía en el comercio.
Una palabra, una letra, o un número mal escrito pueden ser motivo de serias consecuencias si el error ocasiona que otra persona interprete mal la información. No es suficiente, pues, que sólamante tú puedas entender lo que escribes; es indispensable que otra persona pueda leerlo correctamente sin tener que adivinarlo. Una letra ilegible puede ser mejorada por medio de un curso práctico y atención al escribir; es bien sabido que los rasgos de la letra, muestran claramente la educación y la personalidad de la persona.
La comparación de cifras y escritos entre dos personas es la forma más eficaz para evitar los errores y asegurarse de que un trabajo quede correcto en todos sus detalles.
HABILIDADES Y CUALIDADES QUEDEBE POSEER EL PERSONAL QUE SE DESEMPEÑA EN UNA OFICINA
Obsolescencia del sistema
Los datos digitales dependen no solamente de un dispositivo de almacenamiento sino de un software adecuado. Por eso es que los programas siempre incluyen funciones de compatibilidad retrógrada, para poder abrir archivos muy viejos, creados con programas en desuso. El programa Excell abre archivos creados por el dBase III, aunque este programa haya sido superado hace varios años. Photoshop abre los viejos PCX y las primeras versiones de EPS
Para asegurar una correcta recuperación de los datos digitales en el futuro confiamos en que los
fabricantes de programas continúen incluyendo este tipo de compatibilidad.
Dependencia de la energía Si se planteara una catástrofe mundial que dejara a nuestras ciudades con acceso restringido o nulo a la energía eléctrica, todos nuestros “activos digitales” estarían en peligro. Si alguien decidiera dejarnos sin energía eléctrica, nos dejaría también sin memoria.
Integridad
Una característica de los archivos digitales es su necesidad de una integridad absoluta. ¿Que significa esto? Que solo podremos acceder a un archivo en la medida en que todos los datos originales están presentes.
Si hay alguna alteración, aunque sea mínima, no es posible, en primera instancia acceder a los datos.
Dicho de otra manera: si una fotografía sobre papel pierde un 1 % de su tamaño por una rotura o mancha, podemos seguir disfrutando del 99 % restante. No ocurre lo mismo con los sistemas digitales. La perdida de un 1 % de los datos por rotura del archivo o del soporte puede causar la perdida total del archivo.
No hay archivos cerrados Cuando miramos una foto impresa, antigua o moderna, vemos también la voluntad de alguien de “Cerrar” esa pequeña obra. Alguien decidió imprimir la imagen, pasar de negativo a positivo, valorar la imagen a través de una ampliación Pero mientras el archivo sea digital, estará expuesto a la posibilidad de sucesivas ediciones o modificaciones. No hay un formato de archivo digital “cerrado”. Todo archivo digital puede ser editado una y otra vez. Esto también es fragilidad Nivel de calidad Con la digitalización de la fotografía el concepto de calidad ha pasado de perseguir la mayor calidad posible a buscar la menor calidad aceptable.
Esto ocurre en muchos medios de prensa que hacen producir a los fotógrafos imágenes con el nivel mínimo de calidad publicable. Que pasará cuando alguien quiera hacer un libro o simplemente estudiar esas imágenes en el futuro?
Si hoy contamos con buenas fotos de nuestro pasado es porque muchos fotógrafos cargaron como
burros con sus cámaras y sus placas de vidrio, que aún hoy preservan detalles asombrosos.E.M.P
Capacitación básica del personal de oficina
Ya nos hemos adentrado en las características que debe tener una oficina. Ahora profundizaremos en la capacitación que una persona debe tener para trabajar en ella. Esperamos que estos elementos te sirvan servir si decides montar tu propio negocio. Según Otto Maduro (2004) las necesidades intelectuales exigen trabajos intelectuales; como: investigar, crear, organizar, escribir, comunicar, como personal de una ofi cina deberás contar con ciertas habilidades y cualidades.
Habilidades esenciales
El personal de una oficina debe estar capacitado para realizar una variada combinación de funciones para ser exitoso en su trabajo, donde deberá utilizar habilidades en:
1. Lenguaje escrito: gramática ortografía, caligrafía como parte de la redacción.
2. Lenguaje oral: forma de comunicación externas e internas.
3. Relaciones humanas.
4. Computación.
5. Archivo.
6. Nociones de Contabilidad.
7. Manejo de máquinas y equipos.
8. Aritmética comercial.
Además de las habilidades o capacitación que son de vital importancia, debe tener ciertas cualidades de carácter personal.
Cualidades básicas del equipo de oficinista
En un ambiente de trabajo, todos debemos cumplir con nuestros compromisos sin esperar que
nadie nos lo recuerde. Ser responsable e inspirar confianza, es una de las cualidades personales mas importantes en el ambiente comercial.
Iniciativa: el personal de oficina a medida que se acostumbra a sus funciones, puede prever muchas tareas que deben ser ejecutadas o realizadas sin esperar a que se le den instrucciones específicas.
Cooperación: todos los que trabajan en la ofi cina deben ser capaces de ayudarse mutuamente y
de intercambiar información indispensable, así como realizar rápidamente todo lo que se necesita para que el trabajo y la empresa progresen sin tropiezos.
Empatía: una actitud comprensiva y simpática es esencial para obtener un clima de armonía en
nuestro lugar de trabajo.
Los soportes digitales son frágiles. Y es difícil conseguir estadísticas respecto a su estabilidad.
Un disco rígido es un dispositivo en riesgo permanente de fallas eléctricas o mecánicas, y de
ataques voluntarios o involuntarios por parte de quienes tienen acceso a él. Aunque esté desconectado de la computadora, no hay mucha información acerca de cuanto tiempo pueda mantenerse su superficie correctamente magnetizada si no se accede periódicamente a él. El nivel de magnetización de los platos del disco puede decrecer a lo largo del tiempo.
En cuanto a los materiales con soportes plásticos se han reportado casos de CD atacados por hongos y/o degradación del policarbonato que envuelve a la membrana metálica en la que están grabados los datos. Esta capa metálica es susceptible de oxidación a lo largo del tiempo. Hay estudios que hablan de estabilidades de 10, 20 y 100 años para este soporte, con lo que vemos que el panorama es bastante confuso, al tiempo que no hay un standard mundial acerca de cómo medir esta estabilidad . Otro riesgo es la abrasión que sufre un CD o DVD que se coloca regularmente en una lectora. Para comprobar esto, baste una mirada a la superfi cie de nuestros CD mas usados.
También debemos saber que la vida útil de un CD se cuenta desde su fecha de fabricación y no desde su fecha de grabación.
En cuanto a los CD regrabables, no es aconsejable su uso para conservación a largo plazo dado que
para su fabricación se emplean tintes que pueden no ser estables en el tiempo.
Las tarjetas de las cámaras también presentan poca estabilidad en el largo plazo.
Obsolescencia del dispositivo
¿Quién se acuerda de los diskettes de 8 pulgadas, anteriores a 1970 y fabricados por IBM o del más contemporáneo floppy de 5 pulgadas creado por los Laboratorios Wang y difundido por todo el mundo?
Si alguien quiere recuperar datos grabados en un dispositivo de este tipo deberá recorrer depósitos de chatarra informática en busca de una diskettera o de una computadora completa que sea compatible.
La constante presión de los fabricantes por introducir nuevos modelos genera una obsolescencia
prematura, la recuperación de los datos está ligada a la disponibilidad en el mercado del dispositivo de lectura correspondiente.
Como esa obsolescencia esta programada en el diseño de estos componentes, sabemos que se los
construye con una resistencia mecánica solo suficiente para su periodo de vigencia como tecnología de punta.
Ingenio: debe ser capaz de ofrecer nuevas ideas y sugerencias para mejorar la forma de desempeñar los trabajos. La persona creadora e ingeniosa es aquella que no se conforma con la rutina de hacer un trabajo sino de desempeñarlo cada vez mejor y más rápidamente.
Deseos de superación: todos deben manifestar un deseo de superación que puede ayudar a la empresa a mantener su ritmo y satisfacer las exigencias del progreso. Los deseos de obtener nuevas responsabilidades, lograr y superar las metas, la buena voluntad de trabajar al máximo, y el deseo sincero de progreso personal deben ser cualidades de todo empleado.
Eficacia: deben dar un servicio con prontitud y entusiamo. Hay que tener buena voluntad para atender a las nuevas actividades especiales, este esfuerzo es parte de su empleo y debe estar dispuesto a ofrecerlo sin quejarse y sin sacrificar la calidad de su trabajo.
Buen criterio: nuestro jefe no puede estar en todas partes al mismo tiempo, por lo tanto, se ve
obligado a delegar tareas importantes a otra persona para disponer de tiempo y tomar otras decisiones mayores. De modo que él necesita tener a quien delegar funciones, esperando que esas personas usen el mismo criterio que él. Esto por supuesto se aplica si eres tú el que funge como jefe. Usar buen juicio quiere decir la habilidad de obtener toda la información, estudiarla cuidadosamente y decidir la acción más apropiada que se debe tomar en beneficio de los intereses de la empresa.
Puntualidad: todo el equipo debe llegar puntualmente a la oficina y desempeñar su trabajo en el tiempo que se le ha asignado. Quizás unos pocos minutos de atraso no tengan mucha importancia para el empleado o para su mismo jefe, pero el sólo hecho de retrasarse afecta las normas previamente establecidas, y a las demás personas que se esmeran por llegar a tiempo. La puntualidad en la oficina es una de las cualidades que más se toman en cuenta para evaluar la
responsabilidad del oficinista.
Limpieza y orden: el empleado debe preocuparse por mantener su entorno en orden; no olvides
que la apariencia de la oficina influye en la impresión que el público se forma de quienes trabajan en ella. La organización, la limpieza y la nitidez ayudan a desempeñar el trabajo en forma efectiva, eficiente y rápida. Al mismo tiempo que indican sobre su personalidad y buena educación.
Cortesía y modales: la cortesía nada cuesta, un “buenos días” amistoso, un “gracias” amable y una
respuesta cortes son algunas de las formas que demuestran consideración por nuestro compañero de trabajo y otras personas: “Lo cortés no quita lo valiente”, como dice el refrán popular.
Lealtad: siempre deben mostrarse leales entre sí, dentro de los cánones éticos relacionados con
su labor, absteniéndose de decir o hacer algo que pueda ser motivo de molestias o perjuicios. Esto no indica que debemos permanecer inmutables ante situaciones que consideremos incorrectas sin hacer al menos una crítica constructiva.
Solidaridad: Un trabajador siempre debe estar atento ante las necesidades de cualquier otro compañero, esto da fe que el trabajo que se está haciendo sea en equipo. El trabajo de oficina no es una tarea individual sino una actividad de equipo.
